Cómo lograr videoconferencias más óptimas

 

Videoconferencias óptimas

 

Las noticias de esta semana arrojan un dato muy significativo sobre nuestros hábitos de consumo durante el confinamiento. Amen del exitoso binomio “papel higiénico – levadura”, productos de hardware como las mini-cámaras para videoconferencia, se han sumado a la lista de productos más vendidos estos día de encierro obligado.

Y es que las videoconferencias han sido la manera de seguir en contacto con los que más queremos durante el confinamiento, pero también el medio que hemos utilizado para estar conectados a nuestro lugar de trabajo.

Eso sí, nos hemos dado cuenta que tanto si las reuniones de trabajo son presenciales como por videoconferencia, algunos siguen sufriendo con estas segundas el exceso de “reunionitis” y en muchos casos se tiene la sensación de que están siendo totalmente improductivas y más una pérdida de tiempo.

¿Cómo conseguir que sean realmente productivas y no caer en reuniones interminables que no nos aportan nada?

Os daremos algunas pistas para realizar videoconferencias óptimas:

1.- Encuentra el lugar más tranquilo y adecuado en casa para hacerlas. Convives con más personas y con intereses distintos y es muy frecuente que mientras tu te reúnes, otros estén viendo la tv, jugando, escuchando música o haciendo deporte. Se trata de que ubiques tu lugar de reunión lo más alejado que puedas de ruidos y distracciones.

2.- Intenta hacerlas siempre en el mismo lugar. Es importante este punto, no es necesario que tus compañeros vayan conociendo las diferentes partes de tu casa. Si siempre es el mismo lugar les evitaremos distracciones, y será mucho más fácil ubicarte. Además, sería un plus si puedes habilitar el lugar para tus reuniones, con elementos que sean agradables y eliminando lo demasiado informal. Recuerda que se trata de tus compañeros de trabajo, no de tus colegas.

 

Videoconferencias óptimas

 

3.- Cuida tu aspecto, se trata de una reunión formal. Puedes ir cómodo porque estás en casa, pero el hecho de poder ir en zapatillas no significa que debas ir descuidado. Recuerda que no estás chateando con amigos.

4.- Revisa todos detalles técnicos de la reunión, entendiendo que es tan importante el Pre-reunión y el Post-reunión como la reunión en si. Si hay que tratar documentos, envíalos con tiempo antes de la reunión para que los revisen. Unos días antes es recomendable también que acordéis vía mail los temas a tratar.

5.- No dejes nada al azar en la convocatoria. Es vital que unos días antes esté detallada la hora de inicio y fin de la reunión, la extensión o número a marcar para conectarnos, el Nick de Skipe o similar para conectarnos, el nombre y apellidos de todas las personas que asistirán a la reunión, y el orden del día.

6.- Se puntual. Lo ideal es que os conectéis 5 minutos antes de que empiece, de este modo la reunión comenzará en hora y estaréis a tiempo de solucionar posibles dificultades técnicas.

Videoconferencias óptimas

 

7.- Menos es más. Muchas reuniones fracasan porque se intenta abarcar demasiados temas y el tiempo se alarga hasta tal punto que es inviable seguir concentrado de una manera productiva. Mejor centrarse en los prioritarios, e ir marcando reuniones según se vayan necesitando.

8.- Preparar una orden del día. Deja todo lo claro que puedas el objetivo de la reunión, así como el tiempo del que disponéis remarcando la hora de finalización de la reunión. Así, transcurrido el final de la misma, deberíais haberlo conseguido. (es en este punto donde vemos claro si ha sido una reunión productiva o no).

9.- Es esencial que haya alguien que modere la reunión, tres o más personas hablando desde sus pantallas a la vez puede resultar un poco caótico. Es importante que haya una figura que vaya dando paso a los puntos del día y marcando el ritmo de la reunión, para no caer en comentarios de ascensor o chistes, y que la reunión se desarrolle de forma ágil.

10.- Estás reunido, no intentes estar en más cosas a la vez. Aunque estés en casa, no significa que puedas estar presencialmente en otras cosas como controlando la olla en la cocina, revisando correos en el portátil, saltando de aplicación en aplicación, o en redes sociales. Para evitar “tentaciones”, cierra el correo y todas las aplicaciones que no vayas a necesitar.

11.- Toma notas o realiza mapas mentales con las ideas esenciales. Una app que funciona muy bien es Mindly, realiza un mapa de tus ideas de forma fácil y ordenada, que puedes aprovechar a posteriori.

12- Envía un acta de reunión. Recoge en un mail todos los puntos acordados y también qué es lo que debe hacer cada participante. Puedes también hacerlo a través de Trello o Asana, aplicaciones que permiten enviar notificaciones a los responsables de las tareas, y trabajar en equipo de forma sincronizada.

 

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